Jäsenjärjestöjen ”Arkistot talteen”


Jäsenyhdistysten pyynnöstä Helka järjesti yhteistyössä Helsingin kaupunginarkiston kanssa tiistaina 5. huhtikuuta ”Arkistot talteen”
-tilaisuuden.
 
Helsingin kaupunginarkisto sijaitsee Eläintarhantie 3 F (Kallion virastotalon siipirakennuksessa) ja yhteyshenkilömme on siellä Merja Aartolahti (puh. 310 43561). Tiedustelut myös: Martti Helminen (HELKAn hallituksen asiantuntijajäsen).   


Kuvassa: Merja Aartolahti ja Martti Helminen (isäntinä),
Liisa Nordman (Siltamäki-Suutarilasta) Ritva Westerlund (Pasilasta)
ja Maria Hakokorpi (Laajasalosta).

Kaupunginarkistoon on siis mahdollista tallentaa veloituksetta jäsenyhdistysten arkistomateriaalia. Aineiston luovutukseen tulee varata aika (yht.henkilön tiedot yllä: Merja Aartolahti). Arkistot ovat osa kulttuuriperintöämme, jota todella kannattaa vaalia. Kaupunginosatoiminnan aineistoja ei kannata makuuttaa nojatuolin tai sängyn alla, kellarikomeroissa tai autotalleissa. Niissä ne ovat myös alati vaurioitumisuhan alla.


Kuvassa vasemmalta: Juhani Kuronen (Maunulasta), Eila Mäki-Patola (Töölöstä), Tytti Salminen (Roihuvuoresta)

Ohjeita arkistojen luovuttamiseksi kaupunginarkistoon:

1) Kaupunginarkisto ottaa vastaan Helsinkiläisten järjestöjen arkistoja sekä myös taloyhtiöiden ja yksityishenkilöiden arkistoja.

2) Luovutettavien asiakirjojen tulee olla mieluiten 10 vuotta tai sitä vanhempia. Poikkeustapauksissa voidaan keskustella tuoreemmankin aineiston tallettamisesta kaupunginarkistoon.

3) Ensimmäisessä luovutuksessa kaupunginarkisto voi ottaa vastaan isonkin hyllymetrimäärän. Täydennysluovutuksissa on parempi pyrkiä välttämään aivan pienten erien luovuttamista.

4) Luovutuksessa aineisto siirretään kaupungiarkistoon luovuttajan toimesta ja kustannuksella. Ennen luovuttamista kannattaa ottaa yhteyttä kaupunginarkiston edustajaan Merja Aartolahteen (310 43561) ja sopia hänen kanssaan mahdollisesta tutustumiskäynnistä luovuttajan arkistossa. Tällöin voidaan arvioida luovutettavan aineiston kuntoonpanoratkaisu. Arkistosiirron ajankohta on mieluiten virka-aikana (klo 8.15-16.00), mutta aika voidaan tarvittaessa sopia muulloinkin.

5) Kaupunginarkiston edustajan kanssa sovitaan ja kirjataan luovuttajan mahdollisesti haluamat käyttörajoitukset ja tehdään luovutussopimus.

6) Kaupunginarkistossa aineiston säilytys on maksutonta. Aineisto on tutkijoiden käytettävissä vapaasti kaupunginarkiston tutkijasalissa. Kaupunginarkistoon siirretyt yksityiset arkistot ovat yleensä pysyvästi säilytettäviä. Lyhyemmästä säilytysajasta voidaan sopia erityistapauksissa erikseen. Aineisto järjestetään ja luetteloidaan kaupunginarkistossa, tällöin arkistosta voidaan hävittää sovitulla tavalla osa aineistosta (esim. tositteet). Luovutettavasta aineistosta tulisi olla luovuttajan sisällysluettelo.