Helkassa otettiin vuoden 2005 aikana käyttöön tietokantapohjainen julkaisujärjestelmä. Se mahdollistaa helpommat päivitysrutiinit, tehokkaan uutisoinnin ja monentyyppiset vuorovaikutteiset toiminnot kotisivuilla.
Helkan julkaisujärjestelmä on perustuu avoimen lähdekoodin ohjelmistoon, josta on tehty Helkalle oma versio ja kaupunginosille räätälöity sivustopohja. Vuosina 2007-2008 julkaisujärjestelmä päivitettiin uuteen Joomla-versioon (ks. www.joomlaportal.fi).
Julkaisujärjestelmällä on korvattu aiempi html-pohjainen editoriohjelmilla tehty päivitystapa. Kaupunginosien julkaisujärjestelmässä sivujen päivitys tapahtuu selaimen kautta. Myös Helkan uusi sivusto on tehty ko. ohjelmalla. Kaupunginosan ensimmäinen käyttöönotto tapahtui Maunulassa. Kesään 2009 mennessä julkaisujärjestelmän on ottanut käyttöön eri muodoissa jo yli 40 kaupunginosaa.
Järjestelmä on keskitetty siten, että kaikki sivupohjat ja sivustot sijaitsevat samalla palvelimella. Helka ry on viime kädessä vastuussa niiden toiminnasta ja päivityksistä. Jos kaupunginosalla on jo käytössään oma domain, se täytyy ohjata uuteen osoitteeseen.
Järjestelmä perustuu hierarkisiin käyttäjätasoihin, joten kussakin kaupunginosassa ainakin yhden henkilön tulee hallita se ns. administrator -tasoisesti. Kaikille päivittäjille ei kuitenkaan näin ’korkean tason’ päivitysoikeuksia jaeta. Peruspäivittäjä pääsee käsittelemään vain olemassaolevia sivuja sekä tekemään ajankohtaisia uutisia. Administrator voi antaa kaupunginosan sisällä oikeuksia muille käyttäjille.
Henrik Niinimäki Phoeniks Solutions OY:stä (nyk. Datapolis Oy) toimitti järjestelmän
Julkaisujärjestelmä ei ole pelkästään kotisivunteko-ohjelma: se on kokonaisvaltainen järjestelmä, joka painottuu ajankohtaisiin asioihin. Sivusto koostuu erilaisista "palikoista" eli moduleista ja komponenteista kuten keskustelupalsta, äänestys, uutissyöttö, viimeisimmät uutisotsikot jne. Niiden sijaintia voi muuttaa. Sivuston visuaalisen ilmeen määritys on rajoitettu väreihin ja yläpalkin kuvaan. Kukin kaupunginosa voi miettiä oman sivunsa ulkonäön sen pohjalta. Tyylitiedostoja ja html-koodia voi käsitellä toistaiseksi vain Helkassa. Katsomme tapauskohtaisesti, onko syytä antaa tyylitiedostojen muokkaus kaupunginosan omaksi tehtäväksi. Näissä tapauksissa tyylitiedosto-osaamista täytyy olla ennestään: Helka ei opeta erityisesti niiden muokkaamista.
Kaikki sisällöt menevät yhteen tietokantaan. Ylläpitäjät määrittävät
sivujen näkyvyyden ja julkaisuajankohdan. Erityisellä Lisää uutinen -toiminnolla kuka tahansa asukas voi laatia uutisen kuvineen julkaistavaksi sivulla: ylläpitäjä tarkistaa ja julkaisee jutun halutessaan. Vanhojen kotisivujen sisällön siirtäminen voi olla työlästä, ja jos sivut ovat kovin laajat, kannattaa aluksi keskittyä uutisten, keskustelupalstojen, tapahtumapalstan ym. pystyttämiseen ja tehdä linkkejä vanhojen sivujen sisältöihin vanhalla palvelimella (jossa ne yhä ovat niin kauan kuin on tarve).
Osa sivuista voidaan sulkea muilta ottamalla käyttöön intranet-työkalu. Uudella Joomla-pohjaisella julkaisujärjestelmällä sivuston hallinta onnistuu ainakin Mozilla-, Opera- ja Explorer-selaimilla (katsella voi muillakin).
Koulutusta
Kaupunginosien halukkaat aktiivit voivat osallistua Helkan järjestämiin kotisivustojen ylläpitokoulutuksiin (koulutuskyselyt: kotikatu[at]helka.net). Tavallisen päivittäjän työkalut ovat yksinkertaisia, mutta ylläpitäjän tulee hallita hieman enemmän ominaisuuksia. Koulutus ja verkosta löytyvä ohjeistus on kuitenkin suunniteltu niin selkeäksi, että ylläpitäjä saa tarpeelliset tiedot ja pystyy hallitsemaan uutta järjestelmää. Helkasta saa tukea pulmatilanteissa jatkossakin.
Julkaisujärjestelmä mahdollistaa päivitystehtävän hajauttaminen usealle henkilölle, joten sivustojen ei jatkossa tarvitse olla ainoastaan yhden henkilön varassa. Tavoitteena on saada yhä useammille alueille ja kaupunginosiin ajantasalla olevat kotisivut, mikä avaa jatkossa myös uusia mahdollisuuksia kaupunginosien ja kaupungin hallintokuntien väliseen tiedonvälitykseen. Helkan järjetelmään on jo nyt mahdollista syöttää tietoa esimerkiksi ns. RSS-uutissyöttötyökalun avulla.