Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolain (10 ja 24 §) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterin nimi
Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry:n jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry, Y-tunnus 1525340-6
Yhteyshenkilö: Tuija Laaksonen, jäsensihteeri
sähköposti: khkoy.jasensihteeri@gmail.com
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen yhteydenpito jäseniinsä, yhdistyksen tapahtumista tiedottaminen jäsenkunnalle sekä jäsensuhteen ylläpidon vaatimat toimet. Lisäksi rekisterin avulla pidetään yhteyttä yhdistyksen järjestämiin avoimiin tapahtumiin ilmoittautuneisiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat muun muassa henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite), laskutustiedot sekä muut jäsensuhteeseen ja tarjottuihin palveluihin liittyvät tiedot, joita on kysytty jäsenhakemuksen tai tapahtumailmoittautumisen lähettämisvaiheessa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallannettavat tiedot saadaan jäseniltä muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä jäsenhakemuksista, sähköpostitse, puhelimitse, jäsentapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa henkilö tietoisesti luovuttaa tietojaan yhdistyksen käyttöön.
Tietojen luovutukset, julkistaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmannelle osapuolille pois lukien jäsentapahtumiin ilmoittautuneiden osallistujalistojen luovuttaminen tilaisuuksien järjestäjille, puhujille tai yhteistyökumppaneille. Tietoja luovutetaan myös Suomen viranomaisten niin edellyttäessä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin jäsen on antanut kirjallisen suostumuksensa.
Rekisterinpitäjä voi siirtää, mutta ei luovuttaa tietoja sellaisille toimijoille Suomessa ja ulkomailla, jotka tarvitsevat tietoja palvelunsa toteuttamiseksi. Tietoja siirrettäessä sovelletaan minimointiperiaatetta eli vain tarpeelliset tiedot palvelun toteuttamiseksi siirretään. Tietoja voidaan siirtää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin, tilanteessa, jossa yhdistyksen käyttämä palvelu sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Rekisterin suojauksen perusteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisilla salasanoilla ja muilla teknisillä ratkaisuilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelemien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käsittelevät vain ne henkilöt, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus, pyyntö tietojen korjaamisesta tai poistamisesta
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Pyytäjän tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan pyytäjälle viipymättä, mutta kuitenkin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietoja poistetaan rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojensa käyttöä yhdistyksen viestinnässä. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle, joka voi tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään yhdistyksen toiminnan ajan.
- Yhdistyksen avointen tapahtumien osallistujien sekä yritysyhteistyöhön liittyvien henkilöiden tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
- Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Rekisterin pakolliset tiedot
- Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry:n jäsenten osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot sekä yhdistyksen toiminnan toteuttamisen edellyttämät tiedot (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot)
- Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry:n yhteistyökumppanien osalta yritysten ja yhteyshenkilöiden perus- ja yhteystiedot
- Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry:n tapahtumiin osallistuvien osalta perus- ja yhteystietojen lisäksi ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (rekisteröidyn elintärkeä etu)
- Muut tapahtumien järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).
Seuraus, mikäli tietoja ei luovuteta
Henkilöä ei voida hyväksyä Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry:n jäseneksi ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Kanta-Helsingin Omakotiyhdistys ry:n yritysyhteistyökumppaniksi ei voida valita ilman yhteyshenkilöiden pakollisten henkilötietojen luovuttamista. Tapahtumaosallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen khkoy.jasensihteeri@gmail.com.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on päivitetty viimeksi 4.2.2022.